¿POR QUÉ
HACERLO?
¿Crees que tu organización es demasiado lenta desarrollando nuevos productos?
¿Incurres demasiadas veces en sobrecostes por reprocesos y retoques una vez terminados los proyectos?
¿Tienes la sensación que todo es urgente y que no existe un plan objetivo sobre qué es lo más importante?
¿Para mantener un ritmo de trabajo debes invertir demasiadas horas de planificación y gestión de proyectos?
La gestión de proyectos está presente en todos los ámbitos de nuestra vida personal y, sobre todo, profesional. En el mundo de la empresa, es habitual encontrar tanto desarrollo de proyectos externos para los clientes, como proyectos internos, generalmente orientados a la mejora continua o al lanzamiento de nuevos productos o servicios al mercado. En cualquier caso, las aproximaciones tradicionales a la gestión de proyectos son insuficientes ante un mundo en constante transformación que exige una adaptación inmediata a los inevitables cambios alrededor de los proyectos. Por esta razón, es cada vez más habitual plantear estrategias ágiles para la gestión de proyectos, que abandonen el clásico enfoque predictivo basado en una gran planificación inicial a la búsqueda de un resultado final que se encuentre dentro de las expectativas del cliente, para dirigirse a modelos iterativos centrados en entregas incrementales mediante la inspección y la adaptación del trabajo realizado, con una clara orientación al cliente y a los equipos de desarrollo de dichos proyectos. Con esta mentalidad ágil, los retos habituales de la gestión de proyectos toman otra dimensión: siguen siendo inevitables la variación en los requisitos, los cambios en las prioridades, la sobrecarga, la falta de visibilidad, etc., pero la gestión proactiva de todos estos riesgos mediante aproximaciones ágiles se traduce, con paciencia, esfuerzo y los conocimientos adecuados, en una mayor transparencia, colaboración, alineamiento, predictibilidad y entrega de valor al cliente.
En el informe del año 2021 del Project Management Institute, “Beyond Agility: Flex to the Future. Pulse of the Profession”, elaborado a partir de una encuesta on-line de 3.950 profesionales de proyectos, los datos que se dan con relación a la pregunta sobre el porcentaje de proyectos completados en el último año, son los siguientes:
- 35% de media en cuanto a proyectos con buena parte del presupuesto perdido
- 34% de media en cuanto a proyectos que no cumplen fecha
- 12% de media en cuanto a proyectos que terminan cancelados
De ahí la importancia de plantear no solamente una buena gestión de los proyectos, sino como se explica en el informe, nuevas formas de trabajar, en nuevos ecosistemas de trabajo, en un tejido conectivo con mayor amplitud y profundidad, donde las personas tengan el poder y puedan adaptarse y avanzar.
¿Qué
hacemos?
En el modelo tradicional de desarrollo de proyectos establecemos el alcance (las características o funcionalidades necesarias para lograr los objetivos planteados dentro del proyecto) como un valor fijo, mientras que factores como el coste (presupuesto destinado a la realización del proyecto, incluyendo la mano de obra y los recursos internos y externos necesarios) y el tiempo (la duración estimada en la fase de planificación del proyecto) son considerados como variables. El equilibrio entre estos tres aspectos, sin renunciar a la calidad, es lo que termina determinando el éxito o el fracaso en la gestión de proyectos, y en la mayoría de casos, al adoptar aproximaciones tradicionales más rígidas, se termina por considerar fijas las tres variables.
En las metodologías ágiles de gestión de proyectos, basadas en modelos de trabajo iterativo e incremental, las variables de este triángulo se tratan de forma diferente: el presupuesto y el tiempo de desarrollo son considerados fijos, mientras que el alcance puede variar, ya que incluso el propio cliente puede llegar a desconocer sus necesidades y, en consecuencia, no solamente no se podrá definir el trabajo necesario inicialmente, sino que además podrán emerger nuevas tareas o requerimientos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Desde este prisma, es imprescindible tener una visión global del proyecto y realizar un seguimiento de las diferentes actividades relacionadas con el mismo, con la finalidad de cambiarlas o priorizarlas, de manera ágil y siempre que sea necesario, para poderse mantener dentro del presupuesto y de las fechas comprometidas inicialmente.
En este sentido, las metodologías ágiles permiten limitar, incluso llegar a eliminar, algunas de las principales dificultades en la gestión de proyectos con las que se encuentran los profesionales.
Alcance fijo
Presupuesto variable
Tiempo de desarrollo variable
Alcance variable
Presupuesto fijo
Tiempo de desarrollo fijo
¿CÓMO LO
hacemos?
INTRODUCCIÓN A AGILE
Se empieza a muy alto nivel, entendiendo que más allá de las herramientas, los procesos y las prácticas ágiles, los beneficios de la agilidad aparecen cuando se llega a los principios, a los valores y a una mentalidad ágil. Con esta filosofía en mente, se estudian las principales diferencias entre la forma tradicional de gestionar proyectos y la utilización de metodologías ágiles, además de comprender cuándo podemos beneficiarnos de aplicar una u otra opción.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON SCRUM
Todos los conceptos ágiles introducidos a nivel genérico se trasladan a un marco de trabajo concreto: Scrum. A partir de la Guía de Scrum, se explica su teoría, incidiendo en sus pilares y valores, antes de profundizar en los roles, los eventos y los artefactos que son los que realmente determinan sus reglas.
Finalmente, se presentan los primeros pasos a seguir para poder implementar Scrum para la gestión de proyectos en un equipo.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON KANBAN
De nuevo, partiendo de conceptos genéricos sobre el método Kanban, se hace un recorrido por sus valores y principios para, mediante casos basados en contextos reales de las personas participantes, entrar en detalle en el uso y aplicación de sus prácticas. Todos estos conceptos se refuerzan mediante un juego de simulación de un equipo que realiza gestión ágil de proyectos mediante Kanban. Para finalizar, se explica STATIK como técnica para, mediante una serie de pasos, llegar a diseñar correctamente un sistema Kanban.
FACILITACIÓN DE EQUIPOS ÁGILES
En este punto se introduce el rol del facilitador, aunque ya se ha hablado del mismo con anterioridad, como un miembro más de cualquier equipo ágil que gestione proyectos. Se explican las principales características que hay detrás de la filosofía y la ética de la facilitación, y como se debe trabajar un modelo de liderazgo que promueva la toma de decisiones participativa, la conversación y la interacción, sin influenciar directamente en el contenido ni en las conclusiones a las que llega el equipo.
SOFTWARE PARA LA GESTIÓN ÁGIL DE PROYECTOS
Finalmente, para terminar de poner en práctica todos los conceptos trabajados con anterioridad (Design Thinking y Lean Startup en el primer punto, Scrum en el segundo, Kanban en el tercero y Liberating Structures en el cuarto), se profundiza en la utilización de software de gestión de proyectos ágiles.
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Georgina Comas
Deputy CEO, TMCOMAS
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